Wesele nie zawsze odbywa się w tradycyjnej sali z kuchnią, zastawą i personelem. Takie przyjęcia organizowane są również w namiotach, ogrodach, stodołach, salach eventowych i innych nietypowych przestrzeniach. W takich miejscach potrzebny jest zewnętrzny catering, który odpowiada nie tylko za jedzenie, ale także za transport, przechowywanie, podgrzewanie, wydawanie dań i często również obsługę kelnerską.
Dobrze zorganizowany catering do sali bez kuchni może działać równie sprawnie jak zaplecze w klasycznym lokalu. Warunkiem jest wcześniejsze sprawdzenie miejsca i dokładne ustalenie zakresu odpowiedzialności.
Czy miejsce nadaje się do obsługi cateringowej?
Nie każda sala, ogród czy działka nadaje się do organizacji wesela bez dodatkowych przygotowań. Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, czy catering będzie mógł swobodnie dojechać, rozładować sprzęt i bezpiecznie przygotować posiłki.
Najważniejsze są: dostęp do bieżącej wody, odpowiednia moc przyłącza elektrycznego, miejsce na chłodzenie i podgrzewanie potraw, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na brudne naczynia i odpady. Znaczenie ma także odległość między zapleczem a stołami gości.
Warunki techniczne należy ustalić indywidualnie z właścicielem obiektu i firmą cateringową. Najlepszym rozwiązaniem jest wspólna wizja lokalna. Pozwala ona wykryć problemy, których nie widać na zdjęciach, na przykład zbyt wąski dojazd, brak wystarczającej liczby gniazd albo brak miejsca na zaplecze gastronomiczne na wesele.
Jak zaplanować menu weselne?
Menu weselne powinno odpowiadać liczbie gości, charakterowi przyjęcia, porze roku i możliwościom technicznym obiektu. Inaczej planuje się kameralny obiad, a inaczej całonocne wesele dla dużej liczby osób.
Dania gorące, zimna płyta i desery
Przy daniach gorących trzeba ustalić, czy będą przygotowywane na miejscu, przywożone w pojemnikach termoizolacyjnych, czy jedynie podgrzewane i porcjowane na zapleczu. W miejscach bez profesjonalnej kuchni najlepiej sprawdzają się potrawy, które dobrze znoszą transport i mogą być sprawnie wydane.
Zimna płyta i bufety wymagają odpowiedniego miejsca oraz stałego chłodzenia. Należy też ustalić, kto uzupełnia półmiski, obsługuje słodki stół i odpowiada za przechowywanie oraz podanie tortu.
Diety, dzieci i alergie
Informacje o dzieciach, dietach wegetariańskich, wegańskich i nietolerancjach warto zebrać przy potwierdzaniu obecności. Obsługa powinna wiedzieć, komu podać danie specjalne. Przy poważnych alergiach należy indywidualnie ustalić z firmą cateringową, czy jest w stanie ograniczyć ryzyko kontaktu z alergenem.
Zaplecze techniczne cateringu
Zaplecze nie musi być pełnowymiarową kuchnią, ale musi umożliwiać bezpieczne przechowywanie produktów i sprawne wydawanie posiłków. Zwykle potrzebne są stoły robocze, urządzenia chłodnicze, bemary lub podgrzewacze, pojemniki termoizolacyjne, miejsce na zastawę oraz strefa na brudne naczynia.
Przy wyborze cateringu na wesele w Szczecinie warto przekazać firmie plan i zdjęcia obiektu, ale nie powinny one zastępować wspólnych oględzin miejsca. Dotyczy to szczególnie namiotów, ogrodów i przestrzeni, które na co dzień nie są wykorzystywane do organizacji wesel.
Obsługa i logistyka
Obsługa cateringowa wesela obejmuje przygotowanie stołów, serwowanie dań, uzupełnianie napojów, zbieranie naczyń i utrzymanie porządku. Liczba kelnerów zależy od liczby gości, sposobu serwowania, układu sali i odległości od zaplecza. Serwis talerzowy zwykle wymaga większego zespołu niż bufet.
Przed weselem warto przygotować harmonogram obejmujący dostawę, rozstawienie wyposażenia, wydawanie kolejnych posiłków, podanie tortu, nocne przekąski i zakończenie pracy. Trzeba także wskazać osobę kontaktową, która w dniu przyjęcia będzie podejmowała decyzje zamiast pary młodej.
W umowie powinno być jasno zapisane, kto odpowiada za przygotowanie sali, sprzątanie, odbiór brudnej zastawy i wywóz odpadów.
Zastawa, stoły i dodatkowe wyposażenie
Sala bez kuchni często nie zapewnia także mebli, obrusów ani zastawy. Warto więc sprawdzić, czy oferta obejmuje stoły, krzesła, szkło, talerze, sztućce, filiżanki, elementy bufetów i sprzęt techniczny.
Należy uwzględnić również dodatkowe stoły pod tort, kawę, słodki bufet, prezenty lub sprzęt cateringowy. Przy wynajmie trzeba ustalić godziny dostawy i odbioru, sposób zwrotu brudnej zastawy oraz odpowiedzialność za uszkodzenia.
Catering na wesele w plenerze
Catering na wesele w plenerze jest bardziej zależny od pogody i infrastruktury. Zaplecze powinno być osłonięte przed deszczem, wiatrem, słońcem i dostępem osób postronnych.
Szczególnie ważne są bezpieczne zasilanie, utwardzony dojazd, oświetlenie zaplecza, ochrona potraw przed owadami i plan awaryjny na deszcz lub upał. Przy większym przyjęciu może być potrzebny osobny namiot techniczny albo mobilna kuchnia.
O co zapytać firmę cateringową?
Przed podpisaniem umowy warto ustalić:
1. Co dokładnie obejmuje cena i zakres usługi?
2. Czy firma zapewnia kelnerów, zastawę, obrusy i stoły?
3. Jakie warunki techniczne musi zapewnić obiekt?
4. Gdzie będą przygotowywane i jak transportowane posiłki?
5. Jak firma obsługuje diety oraz alergie?
6. Kto odpowiada za tort, napoje i alkohol?
7. Kiedy rozpoczyna się i kończy praca obsługi?
8. Czy sprzątanie i odbiór odpadów są wliczone?
9. Jak można zmienić ostateczną liczbę gości?
10. Co może spowodować dodatkowe koszty?
Zakres usługi powinien być dokładnie opisany w umowie. Ogólne określenie „pełna obsługa” może być różnie rozumiane przez obiekt, catering i parę młodą.
Najczęstsze błędy
Najwięcej problemów powodują:
* wybór menu przed sprawdzeniem warunków technicznych,
* brak wspólnej wizji lokalnej,
* zbyt mała liczba kelnerów,
* brak chłodzenia lub wystarczającego zasilania,
* niejasny podział obowiązków,
* brak planu na niepogodę,
* zbyt późne zebranie informacji o dietach,
* pominięcie sprzątania i odbioru odpadów.
Dobre przygotowanie jest ważniejsze niż rozbudowane menu
Wesele w sali bez kuchni, namiocie lub ogrodzie może być sprawnie obsłużone, pod warunkiem że miejsce zostanie wcześniej sprawdzone, a menu dopasowane do jego możliwości.
Szukając cateringu weselnego w Szczecinie, warto przekazać firmie informacje o liczbie gości, harmonogramie przyjęcia i wybranej lokalizacji. Kolejnym krokiem powinny być oględziny obiektu oraz dokładne zapisanie w umowie, kto odpowiada za sprzęt, obsługę, porządek i logistykę. Dzięki temu catering na przyjęcie weselne nie będzie wymagał improwizacji w dniu uroczystości.
